Aanwezigheid exporteren

Wat is dit?

Met de aanwezigheidsexport download je een overzicht wie hoe vaak bij repetities, optredens en andere verplichte afspraken aanwezig was. De statistiek is een belangrijke basis voor:

• Bestuursvergaderingen: regelmatige uitwerking van activiteit
• Bondsmeldingen: veel bonden verwachten aanwezigheidsstatistieken
• Contributievrijstelling: bij ziekte of verblijf in het buitenland traceerbaar
• Concertplanning: betrouwbare zangers en risico-leden herkennen
• Persoonlijke gesprekken: bij verminderde betrokkenheid tijdig navragen

Zo exporteer je

1. Open je koor en ga naar Leden > Aanwezigheid exporteren.
2. Kies de periode: laatste 30 dagen, kwartaal, halfjaar, jaar of eigen bereik.
3. Filters instellen (optioneel): alleen repetities, alleen optredens, alleen bepaalde stemmen, alleen actieve leden.
4. Kies het formaat: Excel, CSV of PDF (Excel is standaard; CSV voor externe analyses, PDF om af te drukken/versturen).
5. Exporteren. Het bestand wordt direct gedownload.

Wat in de export staat

Per lid:

• Naam (en eventueel stem)
• Aantal verplichte afspraken in de periode
• Aantal aanwezig / geëxcuseerd / ongeoorloofd / niet beantwoord
• Aanwezigheidsquote (in procent)
• Laatste aanwezigheidsafspraak

In de CSV-variant bovendien:

• Afsprakenlijst met status per afspraak (voor detailuitwerkingen)
• Functie en rechtengroep van het lid

Wat de quote zegt

De quote wordt standaard berekend als:

Aanwezig / (Aanwezig + Geëxcuseerd + Ongeoorloofd + Niet beantwoord)

Afspraken die als "Negeren" zijn gemarkeerd (bijv. omdat het lid destijds nog niet in het koor zat), tellen niet mee. Ook optionele afspraken (stemrepetities, speciale afspraken) worden apart vermeld.

Rechten

Je hebt het recht Leden bekijken nodig om aanwezigheid te exporteren. Standaard hebben koorleiding en bestuur deze toegang. Leden zien alleen hun eigen quote in hun persoonlijke profiel.

Tips

• Werk regelmatig uit — per kwartaal volstaat meestal. Zo herken je trends vroeg, voordat leden helemaal afhaken.
• Spreek leden met lage quote persoonlijk aan — vaak is er een reden (ziekte, nieuwe baan, familiesituatie), en een kort gesprek kan veel verbeteren.
• Gebruik de quote niet als strafgrond: vooral bij werkenden of ouders kan de quote schommelen. Belangrijk is de tendens, niet de afzonderlijke waarde.
• Scheid repetities en optredens in de export — de aanwezigheidseisen zijn vaak verschillend (repetities optioneler, optredens verplichtender).