Verjaardagen exporteren

Wat is dit?

Met de functie Verjaardagen exporteren download je een lijst van alle verjaardagen in je koor — als Excel (standaard) of CSV voor spreadsheet en mailmerge, of als PDF om af te drukken. Praktisch voor bestuursvergaderingen, nieuwsbrief of de persoonlijke herinnering in je portemonnee.

Typische toepassingen:

• Verjaardagsfelicitatiekaarten voorbereiden
• Nieuwsbriefbericht "Wij feliciteren in mei"
• Bestuursoverzicht van komende verjaardagen
• Verjaardagstelefoontjes door bestuur of koorleiding
• Cadeauplanning voor speciale verjaardagen (bijv. 70'ers, 80'ers)

Zo exporteer je

1. Open je koor en ga naar Leden > Verjaardagen exporteren.
2. Kies de periode: komende 30 dagen, huidige maand, komend kwartaal, heel jaar of eigen periode.
3. Kies het formaat: Excel, CSV of PDF (Excel is de standaard tabel; CSV voor mailmerges; PDF voor de printweergave).
4. Filters instellen (optioneel): alleen actieve leden, alleen bepaalde stemmen of functies.
5. Exporteren. Het bestand wordt direct gedownload.

Wat de lijst bevat

• Voornaam en achternaam
• Geboortedatum (DD.MM.JJJJ)
• Dag en maand van de verjaardag (voor de volgorde)
• Leeftijd in het verjaardagsjaar — bijv. "wordt 60"
• Markering voor ronde verjaardagen (50, 60, 70, 80, 90, ...)
• Stem en functie (in de CSV)
• E-mail en telefoon (optioneel, afhankelijk van rechten)

Privacy in acht nemen

De verjaardagslijst bevat persoonsgegevens en mag alleen intern worden gebruikt:

• Niet openbaar op de website of in open WhatsApp-groepen delen
• Gedrukte exemplaren niet in de repetitieruimte laten liggen
• Digitaal alleen doorgeven aan bevoegde bestuurs- en koorleidingsleden
• AVG-conformiteit: leden kunnen in hun eigen profiel hun verjaardag markeren als "niet in koor weergeven" — zulke verjaardagen verschijnen niet in de export

Rechten

Je hebt het recht Leden bekijken nodig om verjaardagen te exporteren. Standaard hebben koorleiding, bestuur en alle leden met de standaard-ledenrechtengroep deze toegang.

Tips

• Gebruik de CSV-export voor mailmerges in Word of LibreOffice — zo druk je in enkele minuten felicitatiekaarten voor een heel kwartaal.
• Plan ronde verjaardagen ruim van tevoren: vanaf 60 jaar is een bijzondere vermelding gebruikelijk, vanaf 70 vaak ook een klein cadeau van het koor.
• Exporteer maandelijks opnieuw — nieuwe leden of correcties worden zo direct meegenomen.
• Gebruik een verjaardagswidget op het dashboard als je geen lijst wilt exporteren maar alleen even wilt kijken — dat bespaart kliks.