Map aanmaken

Wat is dit?

Met de functie Map aanmaken structureer je het bestandenonderdeel van je koor. In plaats van alle bestanden in een platte lijst te gooien, groepeer je ze thematisch in mappen en submappen — zo vinden alle leden snel wat ze zoeken.

Bewezen mappenstructuren:

• 01 Verenigingsdocumenten (statuten, huishoudelijk reglement)
• 02 Notulen (bestuur, ledenvergadering) → submap per jaar
• 03 Concerten → submap per concert (reclame, programma, afrekening)
• 04 Contracten (repetitieruimte, dirigent, GEMA)
• 05 Ledenmateriaal (uitnodigingssjablonen, handleidingen)
• 06 Reclame & pr
• 07 Belastingen & financiën

Zo maak je een map aan

1. Open je koor en ga naar Beheer > Bestanden.
2. Navigeer naar de bovenliggende map waarin de nieuwe map moet komen.
3. Klik op "+ Map aanmaken" rechtsboven.
4. Vul de mapnaam in (kort en sprekend).
5. Optioneel: voeg een beschrijving toe wat in de map hoort.
6. Stel zichtbaarheid en rechten in:
   • Zichtbaar voor alle leden of alleen bestuur?
   • Bewerkbaar (uploaden, verwijderen) door wie?
7. Sla de map op. Ze verschijnt direct.

Rechten per map

Je kunt per map sturen:

• Zichtbaarheid: alle leden of alleen geselecteerde rechtengroepen
• Uploaden: wie mag bestanden plaatsen
• Verwijderen: wie mag bestanden weghalen
• Bewerken: wie mag mappen hernoemen, verplaatsen

Standaard is meestal "iedereen ziet, koorleiding & bestuur bewerkt". Gevoelige mappen (bijv. contracten) kun je beperken tot bestuur.

Mapacties

Via het drie-stippen-menu naast een map kun je:

• Hernoemen — naam wijzigen, alle links blijven geldig
• Verplaatsen — naar een andere map slepen
• Rechten wijzigen — zichtbaarheid achteraf aanpassen
• Beschrijving aanpassen
• Verwijderen — map en alle bevatte bestanden verwijderen

Rechten

Je hebt het recht Bestanden bewerken nodig om mappen aan te maken, te hernoemen of te verwijderen. Standaard hebben koorleiding en bestuur dit recht. Zichtbaar zijn mappen voor iedereen met Bestanden bekijken.

Tips

• Plan de structuur voor je begint — een schets op papier bespaart later veel hersorteerwerk.
• Gebruik nummerprefixen zoals "01 ", "02 " — dan is de volgorde in de lijst voorspelbaar (en niet alfabetisch).
• Stop na 4 niveaus met de nesting — diepere structuren worden in de mobiele app prutwerk.
• Consistente benaming in de hele structuur vergemakkelijkt het zoeken enorm. Leg jullie logica vast in het bestuur.