Exporter les présences

Qu'est-ce que c'est ?

Avec l'export des présences, tu télécharges un aperçu de qui était présent et combien de fois aux répétitions, représentations et autres événements obligatoires. La statistique est une base importante pour :

• Réunions du comité : analyse régulière de l'activité
• Déclarations à la fédération : beaucoup de fédérations attendent des statistiques de présence
• Exonération de cotisation : compréhensible en cas de maladie ou séjour à l'étranger
• Planification de concert : repérer chanteurs fiables et membres à risque
• Conversations personnelles : interroger à temps en cas d'engagement en baisse

Comment exporter

1. Ouvre ton chœur et va dans Membres > Exporter les présences.
2. Choisis la période : 30 derniers jours, trimestre, semestre, année ou plage personnalisée.
3. Définis les filtres (optionnel) : uniquement répétitions, uniquement représentations, uniquement certaines voix, uniquement membres actifs.
4. Choisis le format : Excel, CSV ou PDF (Excel par défaut ; CSV pour analyses externes, PDF pour impression/envoi).
5. Exporter. Le fichier se télécharge immédiatement.

Ce que contient l'export

Pour chaque membre :

• Nom (et éventuellement voix)
• Nombre d'événements obligatoires sur la période
• Nombre Présent / Excusé / Non excusé / Sans réponse
• Taux de présence (en pourcentage)
• Dernier événement présent

Dans la variante CSV, en plus :

• Liste des événements avec statut par événement (pour analyses de détail)
• Fonction et groupe de permissions du membre

Ce que dit le taux

Le taux se calcule par défaut comme :

Présent / (Présent + Excusé + Non excusé + Sans réponse)

Les événements marqués « Ignorer » (par ex. parce que le membre n'était pas encore dans le chœur à l'époque) ne comptent pas. Les événements optionnels (répétitions de pupitre, événements spéciaux) sont également affichés séparément.

Permission

Tu as besoin de la permission Voir les membres pour exporter les présences. Par défaut, la direction du chœur et le comité ont cet accès. Les membres ne voient que leur propre taux dans leur profil personnel.

Conseils

• Analyse régulièrement — trimestriellement suffit en général. Tu reconnais ainsi les tendances tôt, avant que des membres ne décrochent complètement.
• Aborde personnellement les membres à faible taux — souvent il y a une raison (maladie, nouveau travail, situation familiale) et une courte conversation peut beaucoup améliorer.
• N'utilise pas le taux comme motif de sanction : pour les actifs ou parents, le taux peut fluctuer. Ce qui compte est la tendance, pas la valeur isolée.
• Sépare répétitions et représentations dans l'export — les exigences de présence sont souvent différentes (répétitions plus optionnelles, représentations plus contraignantes).